Sist oppdatert: 5.8.20
Gå til: Microsoft 365-siden, 365 (generelle funksjoner)
Tilgjengelighetskontrollen i Microsoft 365 kan brukes for å sjekke om regneark, presentasjoner og tekstdokumenter inneholder problemer. Hvis kontrollen finner ting som må rettes, kan du få hjelp med hva som må gjøres. Hva som kontrolleres varierer litt mellom Office-programmene.
Det er tre typer tilbakemeldinger: Feil, advarsler og tips.
Feil
Feil betyr at innholdet er vanskelig eller umulig å forstå for noen personer med funksjonshemninger.
Alternativ tekst
Programmer: Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote og Visio
Skjermlesere og talesyntese klarer ikke å gjengi grafikk. Det er derfor viktig å legge inn en alternativ tekst som kan leses opp eller vises i punktskrift (blindeskrift). Lyd skal også tekstes.
Dette blir kontrollert:
- At objekter har en alternativ tekst.
- At alternativ tekst ikke inneholder et filnavn eller en filtype.
Informasjon om kolonneoverskrifter
Programmer: Excel, PowerPoint, Word, Outlook og OneNote
Tabeller og/eller celleblokker skal ha topptekst-boksen merket eller en overskriftsrad som er angitt. Det gjør at navigering og opplesing med skjermleser fungerer best mulig, at tabeller vises på en hensiktsmessig måte i punktutskrifter (blindeskrift) med mer.
Navn på inndelinger
Programm: PowerPoint
Inndelinger skal ikke ha standardnavn eller plassholdertegn: «Inndeling 1», «Inndeling uten navn» og så videre. Meningsfulle inndelings navn gjør det enklere å navigere i en stor presentasjon i miniatyrbilde-ruten, lysbildesortering og rutenett-visningen.
Lysbildetitler
Program: PowerPoint
Alle lysbilder skal ha en tittel. Sjekk for eksempel hva som vises som det øverste punktet for et lysbilde i disposisjonsruten. Grunnen til at lysbilder skal ha titler, er at de som benytter skjermleser bruker titlene til å navigere og velge riktig lysbilde (for eksempel i miniatyrbilde-ruten).
Legg til en synlig tittel
- Velg Hjem > Tilbakestill for å gjenopprette plassholdere for det valgte lysbildet.
- Skriv en tittel.
Titler som ikke vises visuelt (men som kan leses opp av skjermlesere)
- Velg Hjem > Ordne > Valgrute.
- Velg øyeikonet ved siden av tekstboksen for lysbildetittel for å endre synligheten.
Rød formatering for negative tall
Program: Excel
Dersom kun farge brukes for å angi negative tall kan det være vanskelig eller umulig for personer som ikke ser farger å skille mellom positive og negative tall.
Innebygde bilder og objekter i teksten
Program: Word
Bilder eller objekter skal plasseres linje bundet med den omkring liggende teksten. Hvis bildet eller objektet ikke er innebygd, kan det være vanskelig for de som bruker skjermleser å finne/lese objektet. Det kan også være vanskelig å vite hvor objektet er relativt i forhold til teksten.
Begrenset dokumenttilgang
Programmer: Excel, PowerPoint og Word
IRM-beskyttelse (Information Rights Management) kan hindre at enheter som skjerm lesere har tilgang til dokumentet.
Advarsler
Hvis innholdet i de fleste (men ikke nødvendigvis alle) tilfeller er vanskelig å forstå for personer med funksjonshemninger, gir Tilgjengelighetskontroll en advarsel.
Tabellstruktur
Programmer: Excel, PowerPoint, Word, Outlook, OneNote
Tabeller skal være rektangulære, det vil si at det skal være like mange celler i hver rad. Unngå delte celler, sammenslåtte celler og nestede tabeller. Enkel struktur gjør navigeringen i tabeller mer forutsigbar med skjermlesere og andre hjelpemidler.
Arkfanenavn
Program: Excel
Alle ark med innhold i en arbeidsbok har et annet navn enn Ark 1, Ark 2 og så videre. Det gjør arbeidsboken mer forståelig for alle. I tillegg blir arknavnene lest opp med skjermlesere når brukeren bytter ark. Fjern tomme ark.
Gi et ark nytt navn.
- Høyreklikk på arkfanen, og klikk Gi nytt navn eller velg Hjem > Format > Gi arket nytt navn.
- Skriv et navn og trykk Enter.
Slett et ark
Høyreklikk på arkfanen og velg Slett, eller velg Hjem > Slett Celler > Slett ark.
Tilstrekkelig kontrast
Programmer: Excel, PowerPoint, Word og Outlook
Hvis ikke kontrasten (forskjellen mellom for- og bakgrunnsfarge) er tilstrekkelig blir teksten vanskelig eller umulig å lese. WCAG-standarden anbefaler et kontrastforhold som er minimum 4,5.
Teksting
Programmer: PowerPoint og OneNote
Lyd- og videoobjekter i dokumentet skal ha teksting. Dette er viktig for å sikre at hørselshemmede får utbytte av innholdet.
Logisk leserekkefølge for objektene i en lysbildepresentasjon
Program: PowerPoint
Objekter på et lysbilde er i en logisk rekkefølge. Hjelpeteknologi leser lysbilder og elementene på lysbildene i den angitte rekkefølgen. Hvis leserekkefølgen ikke er logisk, vil innholdet bli mindre forståelig.
Kontroller rekkefølgen:
- Velg Hjem > Ordne > Valgrute.
- I valgruten vises en liste over objektene på lysbildet. Objekter leses i rekkefølge fra det siste til det første elementet i listen. Du kan rette elementer som har feil rekkefølge ved å bruke pilene over Endre rekkefølgen nederst i ruten.
Tips
Tips brukes hvis innhold kan organiseres eller presenteres på en bedre måte.
Unike inndelingsnavn
Program: PowerPoint
Unike inndelingsnavn gjør det enklere for brukere å navigere i en stor presentasjon i miniatyrbilde-ruten, lysbildesortering og rutenett-visningen.
Unike lysbildetitler
Program: PowerPoint
Hvert lysbilde i en lysbildevisning som ikke er tomt, skal ha en unik tittel. Det gjør det mulig for de som ikke ser bildene å navigere til det lysbildet de ønsker.
Enkel navigering i Tabeller for oppsett
Program: Word
Oppsettsrekkefølgen bør være logisk for språket, og tabulatorrekkefølgen må ikke være sirkulær. For norsk er rekkefølgen fra venstre mot høyre og fra toppen mot bunnen).
Slik sjekker du oppsettsrekkefølgen
- Plasser innsettingspunktet i den første cellen.
- Trykk Tab gjennom tabellen og sjekk at rekkefølgen er korrekt.
Bruk overskriftsstiler
Programmer: Word, Outlook og OneNote
Innhold er organisert med overskrifter og/eller en Innholdsfortegnelse. Riktig bruk av overskrifter gjør at dokumentet blir mer forståelig for alle. For de som bruker skjermleser gjør det også navigering langt mer effektivt.
Intelligente tjenester
I Microsoft 365 kan alternativ tekst genereres automatisk i PowerPoint, Word og Outlook. Når du setter inn et bilde, kan du se en linje som vises nederst på bildet med automatisk generert alternativ tekst.
I Office 2019 genereres ikke alternativ tekst automatisk når du setter inn et bilde. Hvis du vil legge til automatisk alternativ tekst, velger du knappen Generer en beskrivelse for meg i alternativ tekst -ruten.
Tilgjengelighetskontrollen viser alle bilder med en alternativ tekst som er generert av intelligente tjenester. Se nøye gjennom hvert forslag for å sikre at det beskriver bildet nøyaktig. Hvis du vil redigere forslaget, skriver du over den foreslåtte teksten i Beskrivelse -boksen.
Slik aktiverer/deaktiveres alternativ tekst
- Velg Fil > Alternativer > Hjelpemiddel
- Kryss av eller fjern krysset ved Generer alternativ tekst for meg automatisk